Электронная цифровая подпись (далее по тексту – ЭЦП) – это аналог собственноручной подписи. ЭЦП используется для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Для работы с ключами электронной цифровой подписи необходимо установить программу NCALayer. ПО NCALayer предоставляет возможность использовать средства ЭЦП НУЦ РК в веб-приложениях, обеспечивает работу Java в браузерах. Функционал NCALayer может быть расширен установкой дополнительных модулей, предоставляемых сторонними разработчиками.
Внимание! Компания регистрируется на Портале только с ЭЦП. Далее другие сотрудники могут зарегистрироваться с помощью приглашения, отправленного Администратором компании, без ЭЦП. Первый зарегистрировавшийся сотрудник автоматически становится Администратором компании.
Регистрация с ЭЦП первого сотрудника
Для регистрации в систему необходимо на странице https://edoc.kz/ нажать на кнопу "Зарегистрироваться" (Рисунок 1).
Далее для того, чтобы зарегистрироваться в систему необходимо нажать на кнопку «Выбрать сертификат» и проставить галочку «Принимаю условия пользовательского соглашения» (Рисунок 2).
Выбрать место хранения ЭЦП. После указывается пароль на хранилище ключей (Рисунок 3). При правильности пароля отображаются данные выбранного ключа. Если Вы забыли пароль хранилища, необходимо обратиться в НУЦ РК (https://pki.gov.kz).
Далее, если пароль введен правильно, система отображает модальное окно, где:
- Если у вас в эцп ключе есть электронная почта, система автоматически подтягивает;
- Если нет электронной почты, вам необходимо заполнить поле. Далее, данная почта будет использоваться как ваш логин.
Заполните поле электронная почта и нажмите Регистрация (Рисунок 4).
После подтверждения регистрации система успешно регистрирует компанию и пользователя. Данному пользователю автоматически присваивается следующие роли: Сотрудник, Администратор компании, Канцелярист.
Таким же образом возможна регистрация других сотрудников данной компании с помощью ЭЦП ключа компании. После регистрации сотрудник автоматически привязывается к компании, и системе последующим сотрудникам выдает только роль «Сотрудник».
Регистрация по ссылке приглашения
На портале Администратору компании доступна функция - отправление приглашения для регистрации сотрудникам компании:
- Сгенерировать индивидуальное приглашение по email;
- Сгенерировать ссылку для массовой регистрации.
Для этого пользователю с ролю Администратору компании необходимо нажать на «Добавить сотрудника». Можно произвести поиск сотрудника по email в системе. Если данный сотрудник не зарегистрирован в системе, нажмите «Я никого не нашел, что делать?» (Рисунок 5).
- В открывшийся окне появляется возможность пригласить сотрудников в компанию указав электронную почту. Также необходимо указать срок жизни, далее «Отправить» (Рисунок 6).
2. В открывшийся окне появляется возможность пригласить сотрудников в компанию сгенерировав общую ссылку. Также необходимо указать срок жизни, далее «Сгенерировать» (Рисунок 7).
Регистрация сотрудников по ссылке приглашения
После того как Пользователь получает ссылку приглашения, он проходит по ссылке. Система открывает окно, где необходимо заполнить запрашиваемые данные и проставить галочку в разделе «Принимаю условия пользовательского соглашения» далее «Зарегистрироваться» (Рисунок 8).
Таким образом необходимое количество Пользователей могут пройти регистрацию.
После регистрации у Пользователя в верхнем правом углу появиться уведомление «Пользователь зарегистрирован.
Далее появиться возможность войти в систему через «Логин/Пароль», «ЭЦП» либо «QR».
Восстановление пароля
Для восстановления пароля необходимо нажать на «Забыли пароль».
Появляется окно где необходимо указать электронную почту на которою придет ссылка для восстановление пароля – «Восстановить». После в правом верхнем углу появляется уведомление «Мы отправили на вашу почту ссылку для восстановления пароля. Просим пройти по этой ссылке и обновить пароль».
На указанную Вам электронную почту походит сообщение где необходимо подтвердить сброс пароля нажав на «Сбросить пароль на E-Doc»
Далее необходимо указать пароль и потвердеть указав не менее 8 символов – «Изменить пароль».
Профиль пользователя.
В профиле пользователя отражается:
Основные сведения:
ФИО
Дата рождения
ИИН
Дата регистрации в системе
Регистрационные данные:
электронная почта
контактный номер
При необходимости имеется возможность вносить изменение.
Безопасность:
Имеется возможность установить уникальный пароль для защиты личного кабинета.
Роли и полномочие:
В данном разделе отражаются все роли и полномочие Пользователя.
Профиль компании
Основные сведения:
Наименования в компании
БИН/ИИН компании
Дата регистрации в системе
Кантатные данные:
Имеется возможность добавить либо изменить адрес компании нажав на «Добавить/Редактировать»
Банковские данные:
Имеется возможность добавить либо изменить банковский счет компании нажав на «Добавить/Редактировать»
У Пользователя с ролью «Администратор компании» имеется возможность отправить
рассылку на массовую регистрацию. Необходимо нажать на «Добавить сотрудника»
Можно произвести поиск сотрудника по email в системе. Если данный сотрудник не зарегистрирован в системе, нажмите «Я никого не нашел, что делать?»
- Сгенерировать индивидуальное приглашение по email;
Сгенерировать ссылку для массовой регистрации.
В открывшийся окне появляется возможность пригласить сотрудников в компанию указав электронную почту. Также необходимо указать срок жизни, далее «Отправить» (Рисунок 14).
- В открывшийся окне появляется возможность пригласить сотрудников в компанию сгенерировав общую ссылку. Также необходимо указать срок жизни, далее «Сгенерировать» (Рисунок 15).
Регистрация сотрудников по ссылке приглашения
После того как Пользователь получает ссылку приглашения, он проходит по ссылке. Система открывает окно, где необходимо заполнить запрашиваемые данные и проставить галочку в разделе «Принимаю условия пользовательского соглашения» далее «Зарегистрироваться» (Рисунок 16).
Таким образом необходимое количество Пользователей могут пройти регистрацию.
После регистрации у Пользователя в верхнем правом углу появиться уведомление «Пользователь зарегистрирован.
Далее появиться возможность войти в систему через «Логин/Пароль», «ЭЦП» либо «QR».
У Пользователя с ролью «Администратор компании» также отображаются запросы на вступление в организацию в разделе Запросы/Входящие. Где имеется возможность принять запрос либо отклонить (Рисунок 17)
При притятии запроса необходимо указать должность «Одобрить» (Рисунок 18)
При отклонении запроса система запрашивает подтвердить отклонение запроса (Рисунок 19)
Рисунок 19
В разделе «Сотрудники» отображаются все сотрудники компании. Где Администратор компании имеет возможность уволить сотрудника без права на восстановление нажав на значок «Уволить» (Рисунок 20)
Нажав на значок «Посмотреть» у Администратора компании имеется возможность прописывать необходимую должность Пользователю. Добавлять/убирать необходимы роли и блокировать. При блокировке Пользователя имеется возможность при необходимости разблокировать Пользователя. (Рисунок 21)
У Пользователя с ролю «Администратор компании» имеется функционал «Подразделение»
В данном разделе имеется основное подразделение с наименованием компании. Также при необходимости возможно добавить новое подразделение нажав на «+Добавить подразделение».
При создании подразделения необходимо указать наименование подразделения «Создать» (Рисунок 22)
Также имеется возможность:
-удалить подразделение
-добавить сотрудника в подразделение
-перенос сотрудника в другое подразделение
(Рисунок 23)
