Создание договора 

Для создания договора необходимо:

1. Нажать на кнопку "+Создать документ";

2. На странице отобразится правая боковая панель "Карточка документа". Выбрать "Тип документа" - "Договор";

3. "Вид договора" - выбрать необходимый шаблон;

4. "Заказчик/Поставщик" - выбрать вид сторон;

5. Нажать на кнопку "Создать" либо "Прикрепить". 














Создать договор Вы можете двумя способами: 

  • способ создания, т.е. создается карточка договора;
  • способ прикрепления, прикрепляете договор в формате docx/pdf.


Способ создания. 

Открывается "Карточка договора", где необходимо заполнить все данные, после нажмите на кнопку "Сформировать  документ".



















Внимание! Для того чтобы загрузить вложение к договору, нажмите на знак "Скрепка", которая расположена на боковой панели справа. Загрузить документ необходимо до формирования.

У автора документа есть возможность прикрепить/удалить файлы до подписания договора. После подписания договора автор документа может при необходимости прикрепить файлы, без возможности удаления.








После формирования договора, Вы можете сформировать pdf файл, нажав на кнопка "Сформировать pdf". 













Способ прикрепления. 

Открывается "Карточка договора", где необходимо заполнить данные. 

  • Нажмите на знак "Скрепка", которая расположена на боковой панели справа, загрузите договор и дополнительные документы.
  • Нажмите "Сохранить". 


 



Маршрут документа

Для отправки документа на согласование/подписание Вам нужно нажать на кнопку "Маршрут документа". 

Согласование документа

  1. В поле согласования необходимо нажать на "Добавить этап";
  2. Необходимо обязательно указать Исполнителя, который будет согласовывать и определить тип согласования.

Тип согласования:

  1. Последовательное согласование. Согласование происходит по списку сотрудников последовательно, т.е. пока документ не согласует один сотрудник, второму он не поступает. Согласование может завершиться после первого отклонения документа.
  2. Параллельное согласование. Всем сотрудникам, участвующим в согласовании, одновременно поступают задачи на рецензирование документа. Согласование завершается после получения рецензий от всех сотрудников.


При параллельном согласовании необходимо в одном блоке прописать ИИН/ФИО всех согласующих сотрудников.
При последовательном согласовании необходимо добавить этап, нажав на кнопку "Добавить этап". 


Примечание! При согласовании документа есть возможность указать срок и написать комментарий. 










Далее необходимо нажать на кнопку «Отправить».

С маршрутом можно ознакомиться, нажав на .











Примечание! Для внесения изменений в маршрут документа, нужно перейти в Маршрут документа. 

  • Для переназначения задачи нажать на , заполнить данные и "Переназначить";
  • Для удаления задачи нажать на , указать причину удаления задачи и "Удалить".

После внесения изменений Маршрут документа обновится, как указано ниже. 






А так же есть возможность переназначить задачу нажав на "Еще"-"Переназначить задачу"

Отправка на Внешнее согласование

Автор документа может отправить договор на внешнее согласование, перед подписанием контрагентом. Для этого нужно:

  1. В поле согласования необходимо нажать на "Добавить этап";
  2. В правом верхнем углу нажать на "Искать в контрагентах";
  3. Введите БИН/ИИН или наименование контрагента, высветится список зарегистрированных на Портале организаций;
  4. Выберите Сотрудника контрагента, который будет согласовывать документ. Поставьте галочку напротив ФИО Пользователя;
  5. Далее, нажмите на "Отправить".

После того как Автор отправил документ на согласование, Согласующему придет уведомление. 

Для согласования документа, перейдите в "Карточку документа", для этого Вы можете перейти в раздел "Задачи" или "Все документы". 

Далее необходимо указать ИИН или ФИО пользователя на которого переназначена задача, а так же есть возможность указать комментарии 



До согласование , есть возможность отправить договор на Поручение Сотруднику организации. Для этого нажимаете кнопку  "Поручение" и в Маршруте документа с помощью кнопки "Добавить этап" указываете Поручителя.

После в Маршруте документа можете увидеть ФИО Поручителя и статус задачи.

Для согласования нажимаете на кнопку "Согласовать". Вы можете оставить комментарий, который будет виден в Листе согласования. 

При отказе на согласование нажимаете на кнопку "Отказать" и указываете причину отказа в открывшемся окне.

Для ознакомления с Листом согласования необходимо нажать на , которая расположена на боковой панели справа. 

Подписание документа

  1. В поле подписания необходимо нажать на "Добавить этап";
  2. Необходимо обязательно указать Исполнителя (ФИО или ИИН), который будет подписывать;












Далее нажмите на кнопку "Отправить".

Для подписания необходимо нажать на кнопку "Подписать". 










Далее, нажимаете на "Выбрать сертификат". Подписание осуществляется посредством сертификата с наименованием "RSA/GOST".













После подписания статус договора изменится на "Утвержден". 

Чтобы отказать в подписании документа, лицо, назначенное на исполнении этой задачи, должен нажать на кнопку "Отказать".











В сплывающем окне "Причина отказа" в поле "Примечание" указываем причины отказа и далее нажимаем на кнопку "Отправить".

Статус документа изменится на "Отказано в подписании". 

Для ознакомления причины отказа нужно нажать на , которая расположена на боковой панели справа. 


Отправка документа на подписание контрагенту

  1. В поле подписания необходимо нажать на "Добавить этап";

    1. Контрагент автоматический подтянется (способ создания);

    2. Необходимо обязательно указать БИН/ИИН или наименование организации контрагента (способ прикрепления);

      1. Указать ФИО/ИИН сотрудника, который будет непосредственно подписывать договор;

  2. Далее нажмите на кнопку "Отправить".















После отправки Статус документа изменится "На подписании у контрагента".

После подписания контрагентом статус документа изменится на "Подписан".

Регистрация договора

  1. В поле регистрация необходимо нажать на "Добавить этап";
  2. Необходимо обязательно указать Исполнителя (ФИО или ИИН), который будет подписывать;
  3. Далее нажмите на кнопку "Отправить".

Добавить примечание к договору

При задаче на внутреннее/внешнее согласование есть возможность оставить примечание к Договору.

  1. Для этого выделите раздел договора мышкой.
  2. Нажмите на левую кнопку мышки, откроется форма для ввода примечания. Напишите примечание - нажмите на кнопку "Добавить".
  3. Введенное примечание будет отображаться в документе.


Отзыв и редактирование договора

Отзыв и редактирование договора возможно в статусе "Черновик", "В работе", "Отказано в согласовании", "Отказано в подписании", "На подписании у контрагента", "Отказано контрагентом".
  1. Для того чтобы отозвать документ, в договоре необходимо нажать на кнопку "Редактировать".
  2. Далее выйдет окошко с уведомление "Внимание! При редактировании документа все задачи, включая завершенные будут аннулированы. Документ вернется на доработку."
  3. В поле Поручение / Комментарий необходимо указать причину, и нажать на кнопку "Редактировать".











Выйдет системное уведомление "Документ успешно отозван", где необходимо нажать на "ОК".

Изменение подписанта в договоре

Изменение подписанта без нарушения маршрута.

Автор договора может изменять подписанта в маршруте договора. Заказчик может менять подписанта только со стороны заказчика.

Со стороны Поставщика меняется подписант при переназначении задачи исполнителям. 


Для изменения подписанта со стороны Заказчика/Поставщика необходимо нажать на "Еще"-"Переназначить".












Далее, необходимо обязательно указать нового Подписывающего, указав ФИО или ИИН, комментарий, основание (на русском и государственном языках). 
После нажмите на кнопку "Переназначить".















Пользователь на которого была переназначена задача на подписание, может просмотреть назначенную на него задачу, через раздел "Задачи", также Пользователю приходит уведомление. 




Внесение обеспечения к договору

После подписание договора Поставщику придет уведомление на Портал, чтобы прикрепить обеспечение откройте "Уведомление".


В Уведомлении есть ссылка на Договор, нажмите на эту ссылку, после открывается Карточка Договора.


Для прикрепление Обеспечения нажмите на значок , в открывшемся окошке нажмите на кнопку "Прикрепить".



Откроется окошка для загрузки файла, нажмите на кнопку "Выбрать Файлы".

После полной загрузки Файла, отобразится уведомление "Файл успешно добавлен". После нажмите на кнопку "Добавить выбранные".















После успешной загрузки в разделе "Файлы" можете увидеть прикрепленный Документ.

Внимание! При необходимости можете удалить Обеспечение, нажав на знак

Перерегистрация договора

Внимание! При перерегистрации документа можно изменить дату и номер документа.

Нельзя перерегистрировать договор, если есть связанное дополнительное соглашение. 

  1. Для того чтобы перерегистрировать документ, в договоре необходимо нажать на кнопку "Еще", "Перерегистрация документа";
  2. Далее выйдет окошко, где нужно указать причину редактирования, и нажать на кнопку "Редактировать".













Для того чтобы снова зарегистрировать документ, перейдите в Маршрут документа, где статус задачи изменится на "Проект", нажмите на "Отправить", затем на "Зарегистрировать".

Признать договор незаключенным

Договор можно признать незаключенным в следующих статусах:

  • Согласован
  • Отказано в согласовании
  • Отказано контрагентом
  • Отказано в подписании

Для признания договора незаключенным необходимо открыть карточку договора.

  1. В карточке  договора нажать на кнопку "Еще" , далее выбрать "Признать незаключенным";
  2. В отобразившемся окне указать причину и нажать на "Признать незаключенным";
  3. Статус документа изменится на "Не заключен".

Расторжение договора

Внимание! Расторгнуть можно только подписанный контрагентом договор, то есть в статусе "Подписан".
  1. Для расторжения договора перейдите в карточку договора, нажмите на "Еще". Выбираете "Расторгнуть" или "Отправить уведомление о расторжении";
  2. Необходимо заполнить дату расторжения и причину расторжения договора;
    1. При отправке уведомления о расторжении - статус документа изменится "На расторжении". 
    2. При расторжении документа - статус изменится на "Расторгнут".


Создание дополнительного соглашения к договору

На странице Договора нажмите на  и  отобразится правая боковая панель Карточки документа.

  1. Выберите "Тип документа"  - "Договор";
  2. Далее "Вид договора" - "Дополнительное соглашение";
  3. После "Вид сторон" - "Заказчик\Поставщик";
  4. Нажмите на кнопку "Создать"/"Прикрепить".




  • No labels